Technicien(ne) aux admissions et à l'organisation scolaire

Description du milieu et profil recherché

L’École Vanguard est un milieu d’enseignement innovant, à échelle humaine, qui préconise le développement professionnel, la recherche, le partage d’expertise… et qui permet à chacun de ses jeunes de vivre la réussite. Sous l'autorité de la directrice des services complémentaires et à l'organisation scolaire, le technicien aux admissions et à l'organisation scolaire est l'un des premiers points de contact entre l'École, les centres de services scolaires et les futurs élèves . Son rôle est de guider et soutenir les parents des futurs élèves dans le processus d’admission et d’inscription. Vous travaillez de façon relativement autonome en collaboration avec la directrice des services complémentaires et à l'organisation scolaire, la technicienne en administration aux admissions et les responsables d'admissions primaire et secondaire. Vous effectuez une variété de tâches administratives de nature relativement complexe selon des méthodes et procédures définies.

Description détaillée des tâches 

Admission  :

• Créer la demande d'admission ;
• S'assurer de la complétion des dossiers ;
• Mettre à jour les dossiers et les listes d'admission ;
• Faire le suivi des demandes en attente de documents.
• Informer les parents d’élèves des conditions et du processus d’admission ;
• Effectuer et recevoir des appels téléphoniques et assurer un suivi assis des messages vocaux et courriels ;
• Organisateur des rencontres et visites de l’École en collaboration avec les membres du personnel de l’admission ;
• Fournir l’information pertinente et en cas de besoins, les référer à la personne concernée  ;
• Produire divers rapports statistiques sur les demandes d'admission et d'inscription ;
• Répondre aux demandes de renseignements sur le suivi du dossier, les politiques et autres sujets
• Implantation du système COBA Admissions ;

• Tenir à jour les bases de données liées aux admissions ;
• Préparer un projet de réponse dans les limites de sa compétence et en assurer le suivi ;
• Transmettre la documentation pertinente ;
• Classer les documents et les dossiers selon le système de classement et d'archivage en vigueur ;
• Contribuer à l’amélioration continue du processus des admissions ;
• Accomplir toute autre tâche connexe au besoin.

Soutien à l’Organisation scolaire

Selon les besoins, aider à…

• Répondre aux demandes d’information des autres intervenantes ou intervenants de l’école ou des parents ;
• La réalisation de programmes d’opérations techniques ;
• Tenir à jour les dossiers des élèves ;
• Fournir une assistance technique aux autres membres du personnel de l'école concernant l'utilisation des systèmes de gestion pédagogique ;
• Soutenir l’école dans la vérification de dossiers pour la déclaration des effectifs et la validation ministérielle des codes de difficulté EHDAA ;
• Au besoin, accomplir toute autre tâche connexe.

Connaissances et compétences

• Diplôme d'études collégiales dans une discipline pertinente ;
• Deux (2) années d’expérience ;
• Connaissance du milieu scolaire, un atout;
• Connaissance du logiciel COBA ;
• Maitrise de la suite Google (disque, feuille de calcul, documents et autres) ;
• Excellentes aptitudes relationnelles et en communication (entregent, tact, diplomatie et politesse) ;
• Sens de l’organisation, discrétion, rigueur, autonomie, capacité d’analyse, soucis du détail ;
• Capacité d’agir de manière proactive dans le traitement des tâches ;
• Bonne capacité d’apprentissage et de rétention de l’information ;
• Excellente maîtrise des langues françaises et anglaises, parlées et écrites ;
• Capacité de travailler en équipe.

Salaire offert

Entre 25,08$ et 33.00$ / heures selon l’expérience.